Pourquoi numériser vos archives ?

Numériser vos archives avec Nimix, c’est tout d’abord gagner l’assurance d’être plus facilement en conformité avec la loi.

Depuis le 25 mai 2018, le règlement général sur la protection des données (RGPD) encadre également vos archives : les archives courantes et les archives intermédiaires. Elles doivent donc être accessibles facilement et rapidement. En effet, vous ne disposez que d’un mois pour fournir les données concernant une personne dès qu’un client, fournisseur ou collaborateur vous en fait la demande !

 

Quelle différence entre une archive courante et une archive intermédiaire ?

Il existe aussi plusieurs délais de conservation de vos documents en fonction de leur type, ce qui amène à détruire vos documents devenus obsolètes à différents moments, sans se tromper.

 

Voici quelques exemples de documents à archiver avec différents délais de conservation :

  • 3 ans maximum pour les coordonnées d’un prospect qui ne répond à aucune sollicitation
  • 5 ans pour les archives relatives à la gestion de la paie, ou le contrôle des horaires des salariés
  • 10 ans pour un dossier médical
  • Aucune limite de temps pour les données présentant un intérêt historique, scientifique ou statistique

 

La CNIL peut vous contrôler et sanctionner tout manquement  (https://www.cnil.fr/fr )

 

Nimix vous accompagne dans l’archivage de vos documents également pour vous faire gagner en temps, en place et en sérénité.

 

  1. Gagner en temps

Toute organisation, que ce soit une association locale, une jeune start-up, une PME ou un groupe en plein essor, doit traiter avec une multitude de données et de documents à trier, ranger, chercher. Cela représente des heures perdues, non concentrées sur l’activité principale de votre entreprise. En vous procurant un accès simple et rapide à vos archives numérisées, Nimix vous raccourcit vos tâches administratives.

 

  1. Gagner en place

Avec des archives de ressources humaines, de comptabilité, des documents de vente et de gestion qui s’accumulent, l’espace nécessaire au stockage de vos données physiques grandit avec les années et votre croissance. Avec des salles dédiées, des cartons qui s’empilent dans un coin, c’est votre historique qui prend de la place sur votre développement ! En plus de numériser vos archives, Nimix s’occupe du stockage de vos documents dans ses propres locaux sécurisés.

 

  1. Gagner en sérénité

Délocaliser le stockage physique de vos archives chez Nimix, c’est aussi le moyen de se protéger de l’endommagement ou de la destruction de vos documents légaux par les sinistres que pourraient connaître votre établissement (incendie, inondation…). Parce que ce genre d’évènement est déjà en lui-même une grande source de stress, Nimix vous permet de vous soucier d’un problème en moins.